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財務領域中財務機器人的運用

時間:2021-07-19作者:錢倩
本文導讀:這是一篇關于財務領域中財務機器人的運用的文章,財務工作中存在許多具有流程固定、規則明確、重復性高且附加值低等特征的流程環節,這些環節往往需要人工重復的進行操作,財務機器人在該類環節的應用在降低人工錯誤率的同時,減少了人工成本。

  摘    要: 英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写基于機器人流程自動化技術的財務機器人的應用,對優化及改進企業財務共享中心業務流程提供了新的技術思路。文章對財務機器人的適用性及價值使用進行了梳理,針對其在集團企業業務流程中的應用主要從費用報銷流程、采購到付款流程、總賬到報表流程、資金管理流程及稅務管理流程五個方面展開具體分析,并在此基礎上提出了日常維護計算機軟件設施、收集財務機器人運營反饋及合理調整機器人配置的應用建議,期望對財務機器人在集團企業中的順利運行有所裨益。

  關鍵詞 :     財務機器人;機器人流程自動化技術;財務共享中心;

  一、引言

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   伴隨著云會計、移動互聯、人工智能及大數據技術的迅速發展,推動了企業財務管理模式的變革,在此背景下,有效整合企業的財務業務并對其進行流程再造,實現業務流程標準化及組織結構優化已發展成為企業提高服務質量、降低財務成本、加強管理效率的重要目標。2017年財務機器人在德勤、普華永道、安永及畢馬威四大國際會計師事務所中相繼被推出,標志著機器人流程自動化在財務領域的應用正式拉開帷幕。機器人流程自動化是在人工智能基礎上提出的一種自動化軟件解決方案,其主要通過使用用戶界面層中的技術,模擬手工操作處理具有復雜性的工作,對推動財務智能化發展具有顯著優勢;而財務機器人作為機器人流程自動化技術在財務領域的具體應用,不僅可保障企業管理決策和企業業務發展的數據需求,還可為企業財務轉型提供數據支持,是發揮財務大數據中心作用及企業順應數字化變革的有效工具。財務機器人模擬人類操作以自動化代替手工操作,使財務人員從重復性高、交易量大且附加值低的審核憑證和其他文章的乏味業務中解放出來,從事更有價值、有創造力的工作,使人力資源分配在更多的增值業務上,在優化財務業務流程的同時,提高業務處理效率和質量,為財務共享模式下企業財務業務流程的優化注入新的活力。

  二、財務機器人的適用性與價值使用分析

  (一)財務機器人的適用性分析

  財務機器人高效運作的關鍵在于運行環境是否支持財務機器人處理不同流程及任務,進一步為財務機器人在企業中的應用提供必要性及可行性,針對其適用性共有四種表現:其一,模擬人類進行簡單重復的操作。財務工作中存在許多具有流程固定、規則明確、重復性高且附加值低等特征的流程環節,這些環節往往需要人工重復的進行操作,財務機器人在該類環節的應用在降低人工錯誤率的同時,減少了人工成本[1]。其二,適合處理量大易錯業務。企業數據的驗證、整合、核對、計算等過程涉及工作量大,需投入較多的人力物力財力,導致企業成本高且資源占用多,再者由于人工操作誤差較大,而財務機器人在此類業務中的應用在批量處理企業數據的同時提高了數據處理的準確性[2]。其三,7*24小時工作模式。財務機器人不同于傳統的財務人員,其作為一種機器處理程序,具有較高的峰值處理能力,能夠隨時進行高強度工作。其四,多個異構系統。財務機器人借助腳本語言或用戶界面實現多個異構系統交互,而對于異構系統間的數據流轉問題,財務機器人的應用并不會對企業信息系統架構造成影響。
 

財務領域中財務機器人的運用
 

  (二)財務機器人的價值使用分析

  規范標準的流程、數字化結構化的數據準備、穩定的操作環境及相關技術人員的儲備是財務機器人在企業中實施及應用前提條件及準備。目前而言,隨著經濟的快速發展,諸多企業為獲取更大利潤,開始采用一系列方法來提高企業內部財務工作效率,開發傳統模式下的財務軟件及增加人力是當下企業普遍采用的方式,但實際上前者存在系統升級周期長的問題,后者則會增加成本,導致企業內成本和效率難以同時兼顧,此時財務機器人的出現為企業工作效率提高帶來了新的突破口,其主要具有四個優勢:一是具有較強的流程管控性。財務機器人的高可視性及可訪問性使管理員借助管理終端實現對財務機器人的實時監控及分配管理,確保流程的高準確性;二是有助于企業實現流程優化[3]。工作流程模塊化是財務機器人的功能之一,可在業務流程中以自動執行命令替代人工操作,實現流程優化;三是業務處理效率高。傳統的人工操作難以進行高強度工作,財務機器人的7*24小時的工作模式可實現長時間不間斷的從事重復性工作,工作效率發生了明顯的提高,此外,財務機器人的維護及升級相較于財務信息系統而言成本更低,進一步降低了企業成本;四是實現多個業務系統的聯通。財務機器人通過自動化特性實現整個業務流程的自動操作,最大程度的消除因個人原因造成的操作失誤,而且由于整個業務過程具有全面且完整的追蹤記錄,可降低企業業務風險,促進企業可持續發展。

  三、財務機器人在財務領域中的應用分析

  管控與合規、績效管理、預算管理、檔案管理、稅務管理、資金管理、總賬到報表、存貨到成本、固定資產管理、訂單到收款、采購到付款及費用報銷是財務共享中心中財務機器人可適用的相關流程(見表1),由于涉及流程較多,本文將選取費用報銷、采購到付款等五類典型流程進行詳細的應用分析。

  表1 財務共享中心匯總財務機器人的應用流程
表1 財務共享中心匯總財務機器人的應用流程

  (一)財務機器人在費用報銷流程中的應用

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   由于費用報銷流程涉及人員較多,其在財務共享服務及財務機器人中應用頻率較高,應用流程如下:(1)報銷單據接收。發票是費用報銷流程中最關鍵的一項內容,多數企業仍采用紙質發票,在對發票進行郵寄、錄入、粘貼、報銷等過程中容易出現發票遺失、損壞或造假問題,進一步造成企業內人財物資源的浪費,基于機器人流程自動化技術的財務機器人出現克服了上述發票運作中存在的問題,企業的相關財務人員將企業內各部門及個人提交的各類單據和發票統一收集起來,由財務機器人利用OCR掃描所有單據和發票并進行自動識別,再經過分類匯總及分發傳遞等流程完成前期工作,最后財務機器人發票信息自動生成報銷單據,與此同時,相關報銷員工應登陸企業內部報銷平臺,選擇自己提交的報銷信息,并進一步提出報賬申請。(2)費用報銷智能審核。報銷單據在進行報銷前需經過企業財務共享服務中心稽查處的真實性排查,排查時會自動匯總財務共享中心收支數據庫系統和企業財務系統中與單據相關的數據信息進行數據一致性對比,對賬一致后則轉入財務部,此時借助大數據技術自動生成記賬憑證,財務機器人對確認無誤的憑證進行審核[4]。財務機器人在審核前需由相關技術人員在費用報銷系統中嵌入經研究討論通過的報銷審核規則,其主要按照設定的規則及邏輯進行報銷標準審查、發票真偽和重復驗證、預算控制等審核操作,審核完成后詳細記錄審核結果并及時向有關部門進行反饋。(3)自動付款。審核通過后的報銷單在系統內自動生成付款單,隨即進入資金結算處,資金結算處根據付款單信息在指令池中自動生成相應的支付指令,指令生成后傳至核算處,由相關核算人員對付款金額、賬戶等信息進行審核,審核通過后資金結算部門則收到相應的付款提示,并對所有發票按信用期限進行排序,根據排好的信用等級的高低順序,按序實時進行付款通知,此時付款單正式進入待付款中心,在缺少銀企直聯的情況下,借助機器流程自動化技術下的財務機器人依照支付指令信息自動填寫付款信息,填寫完成并確認無誤后提交至網銀完成付款操作。(4)賬務處理及報告。財務機器人在完成付款操作前,相關的報銷申請人會在內轉、進卡、電匯、支票等結算方式中選擇自己經常使用的方式以完成確認收款工作,報銷人確認收款后資金核算處自動生成對應的付款憑證,并在經過自動提交、過賬等步驟后生成財務報告,財務機器人將該報告上交至企業管理層審閱,企業中的費用報銷流程正式完成。

  (二)財務機器人在采購到付款流程中的應用

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   采購到付款流程的核心在于可以無縫銜接供應商管理、對賬、處理發票及付款四個流程,其中請款單處理、采購付款及供應商對賬流程是基于機器人流程自動化技術的財務機器人所適用的三個子流程,具體如下。

  (1)請款單處理。首先進行常規的采購流程,需由具有采購需求的相關人員填寫采購申請單,再由業務部門、采購部門審核并簽字后交由經理二次審核;審批通過后進行采購預算,在供應商選擇方面,應優先選擇能夠提供配套設施或者服務的產品供應商,相關工作人員應對至少三家的產品供應商進行詢價、比價、議價,并最終制定采購預算表及采購評估;此時經理對預算表進行偏差審核,如有偏差需召集相關負責人開會討論;采購部在得到上級批準后與巡視廠家或供貨單位簽訂采購合同;根據合同內容制定采購訂單,并按照訂單或合同上的時間進行催貨及收貨,收貨完成后進入請款流程;采購部根據合同及訂單信息制定請款單并交由財務部審核,審核完成后借助機器人流程自動化技術對OCR及圖像輔助處理功能的有效整合,實現對請款單信息識別與掃描的異步處理,此時企業中的財務機器人在ERP系統錄入掃描得到的請款信息,并對系統中與此內容相關的入庫單信息、發票信息及訂單信息進行核對,確保四者的一致性;核對一致后財務機器人將付款信息錄入系統中,系統自動生成付款憑證,隨即根據憑證信息進行付款記賬,記賬完成后進行付款環節。

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   (2)采購付款。由于集團企業內應付款數量龐大,人工處理耗時耗力且易錯過信用期最后時間點,而機器人流程自動化技術7*24小時工作模式可有效的解決這一問題,財務機器人根據信用期的先后順序按序提交付款申請,并將付款單信息中的付款戶名、金額、賬號等信息與發票及憑證中信息進行逐一核查,核查無誤后提交網銀等付款系統執行資金付款操作。

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   (3)供應商對賬。相關技術人員在財務模塊中設置好對賬觸發時間,財務機器人在機器人流程自動化技術的基礎上在采購管理系統中對供應商進行管理,主要采用模擬人工數據錄入的方式,借助預先編制的爬蟲程序,對招標、談判等過程中的供應商提供的公司代碼、采購及一般數據等信息進行自動采集,此后在經過確定供應商、簽訂采購合同、產品入庫等環節后,財務機器人登錄財務模塊提醒供應商進行網上對賬,供應商收到對賬請求后,向企業提供對賬周期內所有的采購信息,財務機器人自行啟動對賬外掛程序,根據對賬明細借助IIF等邏輯判斷函數,對系統內的退貨明細、訂單、入庫單等信息與供應商出具的對賬明細中的供貨產品、金融、單價、數量、規格、編號等信息逐一進行核對,若存在差異則自動彈出不匹配項目并迅速通知業務部與供應商進行自查,找出差異并改正后重新提交對賬信息,在系統內信息與對賬明細完全一致后結束對賬工作,供應商在確認對賬結果無誤后向集團企業開具正式發票。

  (三)財務機器人在總賬到報表流程中的應用

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   財務系統中總賬到報表的整個流程中,財務機器人主要適用于以下三種流程:(1)關賬。在啟用新賬前關閉之前月份的記賬功能被稱為關賬。財務機器人在期末匯總自動進行關賬工作,在機器人自動化流程技術的支持下運行ERP外圍整合系統子模塊中的關賬檢查請求,對企業中存貨的確認和暫估、應付款項對賬、關聯方對賬、應收賬款對賬、銷售收入確認、銀行對賬、現金盤點等內容及相關明細賬展開詳細檢查,若發現存有例外事項,則交由人工進行查驗;在關賬查驗無誤后由財務機器人運行ERP外圍整合系統子模塊中的過賬請求,將經過查驗的明細賬數據過入總賬,如有例外事項及時反饋并交由人工處理;在明細賬過入總賬后進行總賬、明細賬數據校驗,具體可通過對試算平衡表與總賬/明細賬核對、試算平衡表與應收/應付賬齡報告核對及試算平衡表與應收/應付賬款明細核對等核對方式進行數據一致性檢驗,若檢驗存在不一致則由財務機器人反饋與相關負責人進行人工檢查;檢驗結果表現為一致后進行關鍵科目核查與預警環節,該環節需對稅金準確性、負數科目及關鍵科目進行詳細核查,若存有預警項則自動交由人工處理,若沒有則標志著關賬檢查流程結束,賬期正式關閉。(2)關聯交易及標準記賬分錄處理。財務機器人自動搜集各子公司中所有的交易信息及數據,并將此類信息進行統一處理,進而實現自動關聯交易處理,而對于標準記賬分錄處理,財務機器人僅需定期記錄并結轉企業中的賬務分錄。(3)標準報告出具。報表出具又分為單體報表出具和合并報表出具兩種,就單體報表而言,財務機器人執行完成系統數據導出、郵件數據催收、合并抵銷、數據匯總等工作后,根據模板出具單體報表;對合并報表來說,單體報表是合并報表的基礎內容,集團企業內的各子公司借助財務機器人運行ERP外圍整合系統中的財務報表請求,自動生成現金流量表、利潤表、資產負債表等報表;子公司單體報表生成后運行基于機器人流程自動化技術的報表上傳程序,通過該程序將各子公司單體報表上傳至合并報表系統;上傳成功后合并報表系統自動運行包括合并分錄錄入與過賬、抵銷、調整及折算在內的合并報表生成程序,完成合并報表初稿;初稿完成后由財務機器人自動運行核對程序,對關聯方進行詳細核對,進一步生成關聯方往來核對表,根據表內信息自動判別部分往來差異原因,并進行自動調整;財務機器人將差異分錄調整完成后系統自動進行過賬,其中少量需人工判斷的部分應手工錄入調整分錄,最后運行報表出具申請,系統自動數據最終版合并報表。

  (四)財務機器人在資金管理流程中的應用

  資金管理是企業財務管理的重要部分,主要包括專項資金管理、流動資金管理及固定資金管理三項內容,而適用于財務機器人的資金管理子流程共有支付指令查詢、收付款管理等四個流程,具體如下:(1)銀企對賬。傳統的人工銀企對賬流程需相關工作人員登錄資金系統或者網銀下載銀行對賬單,并將其轉換為Excel格式,隨后將Excel格式的對賬單導入至財務核算系統指定界面的賬戶中,進一步進行對賬并生成余額調節表,上述步驟全部完成后循環往復直至所有賬戶全部對賬完畢;基于財務機器人的銀企對賬,由財務機器人運行柜面管理系統,在網銀中選取其中一個銀行對賬單,在財務核算系統中選擇相關賬務數據,對兩方數據進行核對,核對完成后自動出具余額調節表,循環往復直到核對完所有的銀行賬戶。(2)現金管理。相關技術人員將企業管理者討論決定的現金上劃線內嵌至系統中,財務機器人在此基礎上自動執行現金計劃信息的采集與處理、現金歸集等財務活動;并在系統內部引入智能算法,同時還需對集團企業的資金收支情況進行實施監控,在充分考慮支付金額、策略及方式等因素的基礎上,計算出資金最優組合,完成企業資金的合理配置。(3)收付款處理。財務機器人在確保供應商提供的信息及企業訂單信息完全一致時,直接進入收付款環節。(4)支付指令查詢。財務機器人可在資金支付指令發出后自動查詢支付結果,并且可以通過郵件對查詢結果進行反饋。

  (五)財務機器人在稅務管理流程中的應用

英国代写,Assignment代写,代做功課-Akatyan 代 写   財務機器人在稅務管理流程中的應用相較于其他流程而言較為成熟,其主要包括自動納稅申報、獲取并維護稅務數據、核對涉稅數據信息等七個子流程,具體流程內容如下:

  (1)納稅申報準備。借助機器人流程自動化工具,財務機器人在期末通過相關技術人員預設的腳本上自動登錄賬務系統,抓取固定資產子賬目和試算平衡表,隨后在國稅系統中批量導出增值稅認證證據、財務數據等稅務申報的數據基礎。(2)獲取并維護稅務數據。該部分主要是編制企業的納稅申報底稿,而底稿的編制需以集團各子公司基礎信息為基礎。(3)核對涉稅數據信息。財務機器人對會計差異、稅務、預繳稅金、進項稅數據差異等需要調整的信息按照預先設定好的規則進行調整,同時財務機器人利用預設的校驗公式對稅務科目與財務科目等信息進行數字校驗,校驗完成后由財務機器人將最終數據放置于統一的文件中,此時由相關員工對最終數據進行干預或審查。(4)納稅申報。在確保相關數據審核無誤后,借助機器人流程自動化工具執行腳本,具體由財務機器人登錄至稅務申報系統,并自動導入納稅申報底稿數據,在稅務申報系統內根據上傳的底稿數據按照特定的邏輯自動生成申報表,此時財務機器人根據申報表的內容自動填寫納稅申報表并執行向系統提交操作,完成之后自動保存相應信息。(5)賬務處理。此時需要對涉稅項目進行賬務處理,即編制稅務分錄,該步驟則需要財務機器人以企業實際的繳稅和納稅情況為基礎,并自動計算負債、資產及遞延所得稅金額,在稅務系統內完成入賬工作。(6)開具增值稅發票。財務機器人利用專用開票軟件開具相關增值稅發票。(7)驗證發票真實性。發票真偽的驗證不僅可以借助發票的票面信息,還可在國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺輸入發票信息進行查驗,驗證完成后自動記錄并反饋驗證結果。

  圖1 基于財務機器人的納稅申報自動化流程
圖1 基于財務機器人的納稅申報自動化流程

  四、財務機器人在財務領域的應用建議

  (一)設置專業人員負責日常維護財務機器人軟件設施

  軟件工具在財務機器人的運營過程中發揮關鍵作用,同時也是最基礎、最重要的資產,而軟件控制是在軟件中制定輔助核算編碼和分錄摘要編制的規則,因此對軟件工具進行日常維護及控制可有效避免軟件突發性故障的發生,數據錄入的高準確性及低人力成本是財務機器人區別于人工的突出優勢。首先就數據準確性而言,財務機器人在收到完全準確信息的基礎上,其自動錄入的準確率可達100%,但是由于特定的指令是財務機器人進行批量操作的關鍵,若運行過程中出現錯誤指令,財務機器人的照常運行將會導致企業面臨不可估量的后果;其次就降低人力成本而言,財務機器人以7*24小時工作模式最大程度的降低了人工成本,但實際上長時間不間斷的工作模式容易縮短計算機硬件的使用壽命,影響計算機軟件的順利運行。基于此,在后期企業也需投入一定的人力物力及財力來對財務機器人的軟件工具及計算機硬件設施進行日常維護,而且對于計算機軟件的日常維護需建立《軟件工具維護日志》,并在對財務機器人軟件設施展開維護活動時要求財務部門協助IT部門。

  (二)收集運營階段的反饋

  隨著科技的不斷進步,大數據、人工智能及移動互聯等技術的漸趨成熟,財務機器人的實施也需緊跟時代潮流,這就要求企業建立自我優化機制,及時對財務機器人進行優化改進。收集運營階段的反饋是企業內對財務機器人進行自我優化的關鍵之一,對于企業中的業務人員而言,其需要充分了解由于企業戰略目標的改變及業務領域的擴展給企業業務流程帶來的變化,還應著重關注賬務處理流程在法律法規變化時發生的改變,并詳細記錄變化發生的具體情況;對企業內IT人員而言,其需及時向有關部門反映存在局限性的軟件工具,并要求有關部門及時進行完善及改正,從源頭上避免因其局限性造成的運營障礙;此外對于企業管理者而言,應率先完善企業內的問題反饋機制,并建立相應的《運營階段問題日志》來對工作人員反饋的問題進行收錄,所有問題在經過項目負責人的初步復核后交由管理層進行商討決議。

  (三)根據反饋調整財務機器人配置

  企業內傳統的業務流程在財務機器人的順利運行下實現了以機器人流程自動化技術為基礎的業務流程方向轉型升級,為了使其更加符合企業實際情況及更具智能化,應樹立對財務機器人持續改進的意識,在《運營階段問題日志》的基礎上,不斷調整財務機器人的相關配置,實現業務流程的優化升級;IT層面的問題則可通過調整集成、系統及數據等IT架構來實現;業務層面的問題優化可借助調整業務架構的方式來實現。

  參考文獻

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